Google Calendar: las 5 mejores prácticas para organizarte

💡 Antes de aceptar un compromiso, consulta el calendario. Si surge un plan, anótalo aunque falten meses.

El vídeo

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Para qué sirve tenerlo actualizado

Un calendario actualizado muestra qué tienes previsto y cuándo puedes aceptar otro compromiso. No basta con recordar que tienes una tarea pendiente: hace falta comprobar si ese tiempo ya está ocupado. Cuando surja un evento, anótalo en el momento, aunque sea dentro de dos meses. Si lo dejas para más adelante, es fácil que llegue la fecha y ya estés comprometido con otra cosa.

Por qué conviene usarlo en digital

La libreta sigue siendo útil para escribir a mano. Para organizar la semana, Google Calendar resulta más práctico: se sincroniza entre el móvil, la tablet y el ordenador, y puedes consultarlo desde un widget. Si una tarea no cabe en el día previsto, muévela a otra fecha. No hace falta crearla de nuevo.

Dos ajustes útiles para empezar: que la semana comience en lunes y la vista de 7 días, para verla completa.

Las cinco prácticas

Separa cada ámbito en un calendario

Crea un calendario para cada ámbito: trabajo, estudios, entrenamiento, quedadas y familia. Asigna cada evento al que corresponda. El color pertenece al calendario, de modo que los eventos del mismo ámbito comparten color. Así puedes ver, de un vistazo, cuánto tiempo dedicas a cada uno.

Crea también un calendario con la semana ideal: hora de levantarte, comidas, entrenamiento y tiempo libre. No sustituye a la semana real. Sirve como referencia para organizarla.

Marca los eventos que duran todo el día

No todo ocurre a una hora concreta. Un cumpleaños no tiene por qué fijarse a las 10:32. Márcalo como evento de día completo y aparecerá en la cabecera del día. Haz lo mismo con un plan de varios días, como un festival de viernes a domingo: el plan aparece en la parte superior y los detalles quedan dentro del evento.

Repite lo que forma parte de la rutina

Usa la repetición para no volver a crear los mismos bloques cada semana. Puedes programar, por ejemplo, levantarte de 7 a 8 todos los días, comer entre semana y dejar el fin de semana sin un horario fijo. El entrenamiento también puede repetirse: torso los lunes y jueves, pierna los martes y viernes. Incluye la hora de dormir en esa misma estructura.

Deja la repetición sin fecha de finalización. Si una rutina deja de ser útil, elimina el evento. Al editar un evento repetido, Calendar pregunta si el cambio afecta solo a ese día, a ese día y a los siguientes, o a toda la serie. Así puedes ajustar el horario sin modificar el resto.

Los cumpleaños funcionan mejor en un calendario aparte, con repetición anual. La fecha aparece sola cada año y no depende de que vuelvas a crearla.

Invita a quien comparte el plan

Si el plan es con otra persona, invítala al evento. Le aparecerá en su calendario y podrá confirmar la asistencia desde ahí, sin intercambiar correos. Una visita a IKEA el fin de semana, por ejemplo, se crea una vez y queda registrada en ambos calendarios.

Reserva el tiempo del trayecto

El desplazamiento también forma parte de la semana. Busca la ruta en Google Maps y pulsa Añadir al calendario. El evento reserva la duración del trayecto, también en metro o en tren, y puedes programar un aviso 30 minutos antes. Así el viaje ocupa el tiempo que creías disponible.

Para seguir

Con estas cinco prácticas puedes ver qué tienes previsto, cuándo puedes comprometerte y cómo se reparte tu tiempo.

• Rutinas y hábitos para septiembre: cómo pasar de los objetivos a una semana organizada.
• Cómo hacer más cosas sin quemarte: el calendario dentro de un sistema que se puede mantener.
• 9 hábitos simples: anotar cada compromiso en el calendario es uno de esos cambios pequeños.