Productividad sostenible: prioridades, atención y descanso

La productividad me interesa cuando me ayuda a cuidar lo que considero importante. No la mido por el número de tareas que caben en el día, sino por si puedo elegir en qué emplear mi tiempo y sostenerlo sin dejar de lado el descanso.

No es que haga tantas cosas, es que no hago otras muchas. Elegir también significa renunciar, bajar el ritmo en ciertas épocas y no tratar cada día como una prueba de rendimiento.

De las prioridades al trabajo cotidiano

1. Mira qué ocupa tu tiempo y elige prioridades

Antes de añadir otra tarea, revisa tus compromisos y decide qué proyectos importan más en esta etapa. No puedes avanzar con la misma intensidad en todo a la vez. Identificar dos o tres prioridades te ayuda a ver qué puede esperar y a qué puedes decir que no.

En Cuatro mil semanas, Oliver Burkeman plantea una idea que me sirve de advertencia: terminar las tareas con más rapidez no elimina la lista, porque enseguida aparecen compromisos nuevos. Por eso no basta con optimizar el ritmo; también hay que elegir qué no se va a hacer.

La productividad también cambia por épocas. Puedes tener un periodo de más esfuerzo para cerrar un proyecto y otro para recuperar tiempo en ámbitos que dejaste en segundo plano. La idea no es mantener todos los “fogones” al máximo.

Más detalle en el vídeo y en Cómo hacer más cosas sin quemarte.

2. Decide qué hacer, cuánto tiempo darle y cuándo parar

Las tres leyes de Pareto, Parkinson y los rendimientos decrecientes me sirven como preguntas para ordenar el trabajo:

• Qué hacer: ¿qué parte de la tarea tendrá más valor?
• Cuánto tiempo darle: ¿qué bloque de tiempo es suficiente para avanzar?
• Cuándo parar: ¿seguir puliendo mejora el resultado o solo consume más tiempo?

No hace falta tratar los porcentajes de Pareto como una predicción exacta. Úsalos como una invitación a buscar qué actividades son más importantes en tu caso.

Más detalle en el vídeo y en Las 3 leyes de la productividad.

3. Convierte tus prioridades en un plan de semana

Una lista de objetivos no te dice cuándo vas a trabajar en ellos. Anota primero los compromisos que tienen fecha y reserva después bloques para las tareas que hayas elegido. Al final de la semana, revisa qué ocurrió y ajusta el plan; no es necesario defender una agenda que ya no encaja.

Puedes seguir este orden:

1. Aclara los retos y prioridades de la etapa.
2. Elige pocos objetivos concretos.
3. Decide qué hábitos quieres mantener o recuperar.
4. Distribuye esas actividades en una semana que puedas revisar.

Más detalle en el vídeo y en Rutinas y hábitos para septiembre.

Para hacer ese plan en el calendario, empieza por separar los ámbitos y registrar los compromisos.

Más detalle en el vídeo y en Google Calendar: las cinco mejores prácticas para organizarte, con calendarios por ámbitos, eventos que se repiten, invitaciones y trayectos.

Si quieres pensar más allá de la semana, trabaja en periodos más cortos y revisa tus objetivos con regularidad.

Más detalle en el vídeo y en Planificar el año nuevo.

4. Protege la atención durante el trabajo importante

Antes de empezar, decide qué tarea vas a hacer y cuánto tiempo le vas a dedicar. Aparta las distracciones que puedas controlar. Si se te ocurre otra cosa, anótala en papel para volver a ella después, en vez de cambiar de tarea.

El trabajo profundo no consiste en concentrarte todas las horas del día. Se trata de reservar momentos para las tareas que requieren atención y dejar espacio para pausas y trabajo más ligero.

Si el móvil te interrumpe con frecuencia, continúa con la guía de minimalismo digital.

Más detalle en el vídeo y en el tutorial de trabajo profundo, con las condiciones y prácticas que uso para concentrarme.

5. Sostén el sistema con hábitos y descanso

Los hábitos pequeños son más fáciles de incorporar que intentar cambiar muchas cosas a la vez. Elige uno que encaje con tu etapa y empieza por una versión que puedas repetir. Algunos ejemplos son anotar compromisos, despejar la mesa o dejar el móvil fuera del dormitorio.

Más detalle en el vídeo y en 9 hábitos simples para mejorar tu productividad y bienestar.

El descanso también forma parte de cómo organizas el trabajo.

Más detalle en el vídeo y en Tres trucos poco comunes para dormir mejor, con algunas decisiones que he probado sobre la luz por la noche, la respiración y el uso del móvil como despertador.

6. Cuando te atasques, baja la exigencia y vuelve a empezar

Hay días en los que cuesta concentrarse o arrancar. En vez de responder acumulando más presión, puedes ordenar el espacio, escribir qué te preocupa, escoger una tarea importante y darte permiso para descansar si eso es lo que necesitas.

Más detalle en el vídeo y en Romper una racha de poca productividad, con el procedimiento que sigo y por qué el último paso es tratarte con paciencia.

Por dónde empezar

No hace falta empezar por el primer paso ni completar todo el material. Si tienes demasiados compromisos, empieza por las prioridades. Si tienes un plan pero no consigues concentrarte, ve al trabajo profundo. Si llevas varios días atascado, empieza por el procedimiento de recuperación. Vuelve a estas ideas cuando cambien tus circunstancias y elige la que te resulte más útil entonces.